Synchronisation d'Agenda

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ADE et le Planning express sont des outils bien pratiques pour se tenir informé de son emploi du temps. Mais aller les consulter n'est pas toujours la solution la plus évidente pour répondre à la question "on est en quelle salle?".

Cette page va vous expliquer comment vous pouvez simplifier cette démarche d'ouverture de votre agenda en synchronisant automatiquement ADE avec votre compte google, et donc avec votre smartphone.

Si vous êtes sous Android vous pouvez aussi installer l'application Planex ! PS : Planex est mort. Nous travaillons à une version en partenariat avec l'INSA.

Obtenir le lien de l'agenda

Tout d'abord, rendez vous sur l'ADE ( http://edt.insa-toulouse.fr ) et ouvrez le ou les agenda(s) que vous souhaitez synchroniser avec votre compte google comme ci-dessous.

Agenda1.png


Une fois les agendas sélectionnés, appuyez sur l'icone "Export Agenda" situé dans le menu de gauche :

Agenda2.png


Cela ouvre une fenêtre vous permettant d'exporter les agendas dans un fichier (ce qui ne nous intéresse pas ici), ou d'obtenir le lien que nous cherchons. Cliquez donc sur Générer l'URL :

Agenda3.png


Dans mon exemple, cela me permet soit l'URL soit un fichier .ics

http://srv-ade.insa-toulouse.fr/jsp/custom/modules/plannings/anonymous_cal.jsp?resources=357,396&projectId=0&calType=ical&nbWeeks=52

Gardez celui que vous avis.

Configuration de Google Agenda

Importer le calendrier

Connectez vous désormais à Google Agenda ( http://www.google.com/calendar ).

Dans le menu de gauche, déroulez le sous-menu "Autres agendas" :

Agenda4.png

Sélectionnez alors "Ajouter par URL". Copiez dans la fenêtre qui apparaît l'URL de l'agenda obtenue sur ADE. Puis validez en cliquant sur "Ajouter".

Après un léger temps de chargement, votre agenda devrait apparaître.

Options du calendrier

Un simple coup d'œil sur votre agenda permet de voir que seuls les cours à venir sont chargés, les cours des jours précédents ne le sont pas. Si cela vous gêne et que vous souhaitez y remédier, il vous faut légèrement modifier l'URL de votre agenda.

La fin de l'URL ressemble normalement à cela : anonymous_cal.jsp?resources=357,396&projectId=0&calType=ical&nbWeeks=52

  • La partie "resources=357,396" liste les numéros des agendas que vous voulez synchroniser, ce sont ces mêmes numéros que vous pouvez voir apparaître sur le Planning Express. Libre à vous d'en ajouter ou d'en enlever.
  • La partie "nbWeeks=52" signifie que Google Calendar ne va charger que le contenu de l'agenda pour les 52 semaines à venir, il délaissera donc les semaines passées.

Si souhaitez donc voir vos cours de septembre à juillet, il suffit d'effectuer les manipulation suivantes :

  • Enlever de l'URL le texte "nbWeeks=52"
  • le remplacer par "firstDate=2012-09-01&lastDate=2013-08-31"

Cela permettra de charger l'agenda à partir du 01/09/2012 jusqu'au 31/08/2013. Pensez à adapter les années à l'année scolaire en cours.

On obtient donc comme URL finale pour notre exemple : http://srv-ade.insa-toulouse.fr:8080/jsp/custom/modules/plannings/anonymous_cal.jsp?resources=357,396&projectId=0&calType=ical&firstDate=2012-09-01&lastDate=2013-08-31 Vous pouvez maintenant ajouter l'agenda correspondant à cette URL dans Google Calendar.

Synchronisation sur smartphone

Android

Android est un système développé par Google, l'entreprise l'a donc optimisé pour un usage lié aux services Gmail, Google Calendar, Google Drive, etc... Cela signifie que lorsque vous paramétrez votre smartphone android avec votre compte Google, votre agenda est automatiquement synchronisé. Pour vous en rendre compte, il vous suffit d'accéder à l'application Agenda de votre téléphone : votre planning ADE devrait y apparaître (il est possible qu'il y ait un délai entre la manipulation sur ordinateur et l'apparition sur la smartphone).

Si la synchronisation tarde à se faire après de nombreuses heures, vérifiez les paramétrages de compte et de synchronisation sur le téléphone. Vérifiez également sa connexion internet.

Autres OS

Pour pallier au manque de support des autres OS qu'Android, Google a développé "Google Sync", un système permettant de synchroniser avec IOS, Blackberry et Windows les contacts et l'agenda liés à un compte google. Les consignes d'utilisation sont fournies sur le site suivant : http://www.google.com/mobile/sync/

En particulier, les instructions de configuration pour les OS principaux sont aux adresses suivantes :

Remarques

La méthode de synchronisation de l'ADE a ici été utilisée conjointement à Google Calendar, sachez qu'il est possible d'effectuer une opération similaire avec tout logiciel ou service en ligne capable de lire un flux iCalendar (aussi nommé iCal ou ICS). Ainsi, il sera possible de synchroniser ADE avec Outlook, Hotmail, et sans doute de nombreux autres services.

Prenez également note qu'une modification de votre emploi du temps sur l'ADE peut prendre jusqu'à 48h avant d'être répercutée sur votre Google Calendar ou sur votre smartphone. Dans tous les cas, c'est la version en ligne d'ADE qui sera considérée comme exacte.